Tietosuojaseloste

WebFin Oy

Köydenpunojankatu 8

00180 Helsinki

Sähköposti: info@webfin.fi

Juho Hirvonen

Sähköposti: info@webfin.fi

Puhelin: 050 341 6648

WebFin Oy:n käsittelemiä henkilötietoja voi sisältyä seuraaviin rekistereihin:

• Liidibotti-palvelun käyttäjä- ja yhteydenottorekisteri
• asiakasrekisteri
• markkinointirekisteri
• verkkopalvelun käyttäjärekisteri
• tekninen loki- ja tietoturvarekisteri

Liidibotti-palvelun kautta voidaan käsitellä sekä WebFin Oy:n omien verkkosivujen kävijöiden tietoja että WebFin Oy:n asiakkaiden verkkosivuilla olevan chatbotin kautta lähetettyjä tietoja.

Kun Liidibotti on käytössä asiakkaan omalla verkkosivustolla, kyseinen asiakas voi toimia henkilötietojen rekisterinpitäjänä ja WebFin Oy henkilötietojen käsittelijänä palvelun teknisen toteutuksen osalta.

Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisiin perusteisiin, kuten:

• rekisteröidyn suostumukseen
• sopimuksen täytäntöönpanoon tai sopimusta edeltäviin toimenpiteisiin
• rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun
• lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

• yhteydenottoihin vastaaminen
• tarjouspyyntöjen ja liidien käsittely
• Liidibotti-palvelun tarjoaminen ja ylläpito
• asiakassuhteen hoitaminen
• palvelun tekninen toiminta, tietoturva ja väärinkäytösten ehkäisy
• palvelun laadun kehittäminen
• asiakasviestintä ja markkinointi soveltuvan lainsäädännön mukaisesti

Liidibotti voi käyttää tekoälyä käyttäjän viesteihin vastaamiseen ja yhteydenottopyyntöjen käsittelyn tukemiseen. Tietoja ei käytetä sellaiseen automatisoituun päätöksentekoon, jolla olisi käyttäjään oikeudellisia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia.

Rekisteriin voidaan tallentaa seuraavia tietoja:

• nimi
• sähköpostiosoite
• puhelinnumero
• yrityksen nimi
• käyttäjän lähettämä viesti tai tarjouspyyntö
• chatbot-keskustelun sisältö
• valittu aihe, palvelu tai tarjouspyyntöpolku
• tekniset tunnisteet, kuten IP-osoite, selain, laite, ajankohta ja lokitiedot
• evästeisiin ja analytiikkaan liittyvät tiedot, mikäli niitä käytetään
• asiakassuhteeseen, laskutukseen ja sopimuksiin liittyvät tiedot

Käyttäjän ei tule lähettää Liidibotti-palveluun arkaluonteisia henkilötietoja, kuten terveystietoja, henkilötunnuksia, maksukorttitietoja tai muita tarpeettomia luottamuksellisia tietoja.

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeellista niiden käyttötarkoituksen toteuttamiseksi tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.

Yhteydenottolomakkeiden, chatbotin ja Liidibotti-palvelun kautta lähetettyjä yhteydenottoja säilytetään lähtökohtaisesti enintään 12 kuukautta, ellei yhteydenotto johda asiakassuhteeseen tai pidempi säilytys ole tarpeen asian käsittelemiseksi.

Asiakassuhteen syntyessä tietoja voidaan säilyttää asiakassuhteen ajan ja sen päättymisen jälkeen enintään kuusi (6) vuotta, ellei lainsäädäntö edellytä pidempää säilytysaikaa.

Teknisiä lokitietoja säilytetään palvelun toiminnan, tietoturvan ja virhetilanteiden selvittämisen kannalta tarpeellisen ajan.

Tietoja saadaan muun muassa:

• käyttäjältä itseltään Liidibotti-chatbotin, lomakkeiden, sähköpostin, puhelimen tai muun yhteydenoton kautta
• WebFin Oy:n asiakkaalta asiakassuhteen yhteydessä
• verkkosivuston ja palvelun teknisestä käytöstä
• julkisista lähteistä, kuten yritysten verkkosivuilta ja hakemistopalveluista, markkinointi- ja asiakashankintatarkoituksiin soveltuvan lainsäädännön mukaisesti

Tietoja ei myydä ulkopuolisille tahoille.

Tietoja voidaan käsitellä WebFin Oy:n käyttämissä teknisissä palveluissa ja järjestelmissä siinä määrin kuin se on tarpeen palvelun tarjoamiseksi, ylläpitämiseksi, tietoturvan varmistamiseksi ja yhteydenottojen käsittelemiseksi.

Palveluntarjoajia voivat olla esimerkiksi:

• verkkosivuston, palvelimen ja tietokantojen ylläpitoon liittyvät palveluntarjoajat
• sähköposti- ja viestintäpalvelut
• analytiikka- ja lokituspalvelut
• tekoäly- ja kielimallipalvelut
• varmuuskopiointi- ja tietoturvapalvelut

WebFin Oy huolehtii siitä, että henkilötietojen käsittelijät käsittelevät tietoja vain WebFin Oy:n ohjeiden mukaisesti ja sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Tietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA:n ulkopuolelle vain, jos siirrolle on olemassa tietosuojalainsäädännön mukainen peruste ja asianmukaiset suojatoimet.

Liidibotti-palvelu ja WebFin Oy:n verkkosivustot voivat käyttää evästeitä tai vastaavia teknologioita palvelun toiminnan, tietoturvan, analytiikan ja käyttökokemuksen parantamiseksi.

Välttämättömiä evästeitä ja teknisiä tietoja voidaan käsitellä palvelun toiminnan ja tietoturvan varmistamiseksi. Muille kuin välttämättömille evästeille pyydetään tarvittaessa erillinen suostumus.

Henkilötietoja käsitellään huolellisesti ja asianmukaisesti suojatuissa järjestelmissä.

Tietoja suojataan muun muassa:

• käyttöoikeuksien hallinnalla
• salasanoin ja teknisin suojausmenetelmin
• palvelin- ja järjestelmätason tietoturvatoimilla
• varmuuskopioinnilla
• lokituksella ja väärinkäytösten valvonnalla

Henkilötietoihin pääsevät käsiksi vain ne henkilöt ja palveluntarjoajat, joilla on siihen tehtäviensä tai palvelun tuottamisen kannalta perusteltu tarve.

Rekisteröidyllä on oikeus:

• saada pääsy itseään koskeviin henkilötietoihin
• pyytää virheellisten tietojen oikaisua
• pyytää tietojen poistamista
• pyytää käsittelyn rajoittamista
• vastustaa henkilötietojen käsittelyä tietyissä tilanteissa
• peruuttaa suostumus, jos käsittely perustuu suostumukseen
• tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Tietosuojaa koskevat pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti osoitteeseen:

info@webfin.fi

WebFin Oy voi tarvittaessa pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Pyyntöihin vastataan GDPR:n mukaisessa ajassa, lähtökohtaisesti kuukauden kuluessa.

Jos rekisteröity katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuojalainsäädäntöä, hänellä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle.

Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto.

WebFin Oy voi päivittää tätä tietosuojaselostetta palvelun, lainsäädännön tai toimintatapojen muuttuessa.

Ajantasainen tietosuojaseloste on saatavilla WebFin Oy:n tai Liidibotti-palvelun verkkosivustolla.